Nawet najlepsze chęci i motywacja mogą spalić na panewce, jeśli nie przygotujesz dobrego, a przede wszystkim realnego planu finansowego swojego projektu, jakim jest biuro nieruchomości. Jak napisać plan finansowy biura nieruchomości? Za chwilę poznasz jego najważniejsze elementy.

O starcie w biznesie nieruchomości, o danych, jakie należy wziąć pod uwagę oraz informacjach do zdobycia o rynku, na którym będziesz działać, pisaliśmy w poprzednim artykule, dostępnym tutaj.

Dlaczego plan finansowy biura nieruchomości jest ważny? Plan finansowy pozwoli ci zabezpieczyć odpowiednie środki finansowe na przedsięwzięcie, ustalić kroki dotyczące pozyskiwania ofert oraz budowania zespołu. Na etapie prowadzenia firmy plan jest też podstawą do podejmowania kluczowych decyzji o kierunku działań, przewidywania ich skutków, optymalizacji kosztów i tworzenia buforu bezpieczeństwa przed nieprzewidzianymi sytuacjami.

Dobry plan finansowy biura. Od czego zacząć?

Przede wszystkim, abyś mógł powiedzieć, że dobrze zaplanowałeś swój biznes w nieruchomościach z punktu widzenia finansowego, musisz być pewny, że dobrze przeanalizowałeś możliwe do uzyskania, realne przychody i niezbędne do poniesienia, konieczne koszty. Następnie powinieneś zinwentaryzować zasoby finansowe i rzeczowe, którymi dysponujesz.

– Dzięki temu dowiesz się, czy istnieje konieczność zaangażowania dodatkowych środków własnych bądź obcych – wyjaśnia Agnieszka Rosolińska, dyrektor finansowy sieci Freedom Nieruchomości. – Istotnym przy kalkulacji kosztów jest przeanalizowanie wszystkich aspektów pod kątem optymalizacji. Relacja przychodów i kosztów pozwoli ci nie tylko poznać odpowiedź na pytanie, czy twój biznes jest zyskowny, ale również ustalić tzw. próg rentowności, czyli ile minimalnie musisz sprzedać, żeby utrzymać się na rynku (minimalny poziom pokrycia kosztów stałych, które niezależnie od wielkości sprzedaży będziesz musiał ponosić).

Jeśli masz już gotowe odpowiedzi i zebrałeś dane dotyczące rynku, na jakim będziesz działał, konkurencji, oferowanych usług oraz wiesz, kto będzie Twoim klientem, czas zastanowić się, jakim potencjałem dysponujesz i czy poradzisz sobie sam, czy powinieneś poszukać wsparcia, chociażby na gruncie finansowym.

Najważniejsze elementy planu finansowego

  • Potencjał finansowy. Jakim potencjałem finansowym dysponujesz, czyli – po prostu – ile masz pieniędzy na start, jakie masz możliwości lokalowe, sprzętowe i inne niezbędne do prowadzenia biura?
  • Środki na start. Czy posiadane środki finansowe są wystarczające na start? Jeśli nie, należy rozważyć możliwe źródła pozyskania finansowania lub wsparcia zatrudnienia (kredyty, pożyczki, dofinansowanie, MUP). Pamiętaj, że korzystając z finansowania zewnętrznego korzystasz także z możliwości tzw. tarczy podatkowej, więc nie bój się pożyczać pieniądze z banku. Wykorzystanie kapitału obcego może być bardziej opłacalne.
  • Koszty stałe. Z jakimi kosztami stałymi przyjdzie Ci się zmierzyć? Stałe opłaty czynszowe, media: woda, gaz, telefony; wynagrodzenia pracowników administracyjnych, twoje wynagrodzenie, stałe opłaty inne, niezwiązane z wielkością realizowanych przychodów, bo te musisz pokryć niezależnie od tego, ile sprzedasz.
  • Koszty zmienne. Z jakimi kosztami zmiennymi wiąże się Twój biznes? Im więcej ofert do obsługi, tym więcej kosztów z tym związanych.

Rzetelna analiza kosztów to podstawa, wyznacza bowiem kierunek dalszych działań i pozwala określić wysokość zysku.

Optymalizacja kosztów a przeinwestowanie. Kiedy narażasz się na straty?

Plan finansowy przygotowany. Teraz pod lupę bierzemy koszty. Optymalizacja to umiejętność wybrania takiego finansowania biznesu, który w danym momencie da ci możliwie najlepiej wykorzystać posiadane zasoby.

Jak zrobić optymalizację kosztów?

Analizuj bieżące koszty.

Zweryfikuj niezbędne do poniesienia koszty stałe (niezależne od wielkości sprzedaży) i w sposób właściwy planuj koszty zmienne; wybierz to, co będzie najkorzystniejsze, przykładowo: kupić sprzęt czy wynająć lub zlecić usługę (analizuj skalę)?; zatrudnić księgową czy zlecić usługowe prowadzenie rozliczeń księgowych i podatkowych (oceń także ryzyko)?; dywersyfikować zamówienia bieżących materiałów stałych eksploatacyjnych (zamówienia nieregularne z kilku firm), czy uzyskać stałą współpracę w oparciu o lepsze ceny z jednym kompleksowym dostawcą?

Dobrze przemyśl system zatrudnienia pracowników.

Zaplanuj wielkość zatrudnienia, która zapewni ci optymalne wykorzystanie czasu pracy. Zakres obowiązków podziel tak, żeby każdy pracownik wiedział dokładnie, co należy do jego obowiązków, czego się od niego wymaga i za co jest rozliczany. Pamiętaj, że zarówno pracownicy nadmiernie obciążeni, jak i przede wszystkim Ci z nadmiarem wolnego czasu, działają demotywująco na resztę zespołu.

W taki sposób zaplanuj system wynagrodzeń, aby był dostosowany do realizowanych zadań. Przykład: pracownicy administracyjni – wynagrodzenia stałe, pracownicy sprzedaży – płaca zależna od ich efektywności. Pamiętaj o etyce w komunikacji i rozliczeniach z pracownikami – motywuj, nagradzaj, dyscyplinuj, ale zawsze w oparciu o obiektywne kryteria i pamiętaj o tajności płac. O warunkach pracy rozmawiaj z każdym indywidualnie.

Planuj szkolenia, które podnoszą kwalifikacje do realizacji pracy w twojej firmie oraz dostarczą twoim pracownikom kompetencji, które pozwolą im lepiej pracować dla Ciebie, osiągać lepsze efekty. Jednocześnie uważaj i nie wpadnij w pułapkę szkoleń „dla wszystkich ze wszystkiego”, bo takie szkolenia będą z czasem męczyć i działać demotywująco, a są kosztowne – osiągniesz efekt odwrotny do pożądanego.

Optymalizuj koszty finansowania zewnętrznego.

Przeanalizuj źródła finansowania w zależności od potrzeb (kredyt na bieżącą działalność, refundacje z MUP przy zatrudnieniu pracowników, dofinansowanie szkoleń i konkretnych aktywności). Podejmując decyzję o finansowaniu analizuj różne oferty (leasing vs kredyt, pożyczka vs kredyt) i wybierz tę, która jest najkorzystniejsza (uwzględniaj zawsze także skutki podatkowe). Pamiętaj o efekcie tzw. tarczy podatkowej przy finansowaniu zewnętrznym.

Wszelkie oszczędności i optymalizacje kosztowe to ważny element planu finansowego firmy. Optymalizacja ma na celu przede wszystkim zmniejszenie tych kosztów, które nie wpłyną na ograniczenie potencjału biznesowego firmy.

W kolejnym artykule z cyklu poświęconemu franczyzie w nieruchomościach piszemy o wyborze odpowiedniego modelu biznesowego. Poznaj strategię działania Freedom Nieruchomości.

Poznaj biznes w nieruchomościach i zacznij zarabiać:

1. Jak utrzymać firmę na rynku? Start w nieruchomościach

2. Jak napisać plan finansowy biura nieruchomości?

3. Model biznesowy w nieruchomościach. Case study

4. Jak wyróżnić się na rynku? Strategia marketingowa biura nieruchomości

5.  Skuteczny HR: Najlepszy agent nieruchomości poszukiwany

6. Jak ułożyć plan pracy zespołu handlowego? Kluczowe obowiązki agentów nieruchomości