Akt notarialny sprzedaży mieszkania czy też innej nieruchomości jest ostatnim akordem finalizacji transakcji. Podsumowaniem pracy wszystkich stron i ostatnim momentem na weryfikację przygotowywanych do sprzedaży dokumentów. Sprzedaż nieruchomości, tak jak każde inne przeniesienie własności nieruchomości, musi zostać dokonana w formie aktu notarialnego. Za jego prawidłowe sporządzenie odpowiada notariusz bądź – w wyjątkowych przypadkach – asesor notarialny. Sprawdź, na co zwrócić uwagę!

Aby rozważyć, na co powinieneś zwrócić uwagę przy sprzedaży lokalu mieszkalnego i jak powinien wyglądać akt notarialny mieszkania, zacząć należy od rzeczy z pozoru najłatwiejszej – wyboru kancelarii notarialnej. Pracując nad procesem finalizacji transakcji, jako pośrednicy nieruchomości, często spotykamy się z różnego typu notariuszami. Każdy z nich preferuje swój styl prowadzenia kancelarii, kontaktowania się z klientami i pośrednikiem. Informowania o trybie przygotowania dokumentów czy wreszcie czytania i objaśniania zapisów aktu notarialnego.

Regułą jest, że kancelarię notarialną wybiera kupujący lokal mieszkalny (bądź inną nieruchomość). Głównie ze względu na to, że ponosi on wszystkie koszty sporządzenia aktu notarialnego oraz koszty podatków. Twój pośrednik może mu jednak polecić sprawdzonego notariusza.

Co powinien zawierać akt notarialny mieszkania i jak przygotować się do spotkania z notariuszem? Poniżej znajdziesz listę zadać do wykonania.

  1. Niezbędne dokumenty

Najważniejszym elementem jest analiza i przygotowanie potrzebnych do aktu notarialnego dokumentów. Sprzedając nieruchomość, nie musisz znać wszystkich zawiłości prawno-formalnych. To pośrednik – już na etapie zapoznawania się z ofertą – przygotowuje sprzedającego do podpisania aktu notarialnego.

Po pierwsze, pośrednik powinien określić, jakie prawo do lokalu jest przedmiotem sprzedaży. Czy jest to lokal mieszkalny, stanowiący odrębny przedmiot własności wraz z nierozłącznymi prawami towarzyszącymi (rodzajem prawa do nieruchomości wspólnej)? A może jest to spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu (jako ograniczone prawo rzeczowe, bez praw do nieruchomości wspólnej)? Rodzaj prawa do lokalu jest podstawową informacją, zawartą w treści aktu notarialnego. Należy przekazać ją notariuszowi.

Dokumenty, które potwierdzają rodzaj prawa do lokalu oraz komu one przysługują zawarte są w podstawie nabycia oraz w księdze wieczystej. Oba dokumenty musisz okazać do wglądu notariuszowi podczas sporządzania aktu notarialnego.

  1. Zapisy księgi wieczystej

W tym miejscu należy wspomnieć o tym, że każdy lokal mieszkalny, stanowiący odrębny przedmiot własności, musi mieć urządzoną księgę wieczystą. Natomiast dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu księga wieczysta może być założona, ale nie musi być zakładana. Specyficzne przypadki – jak np. zakup „z kredytem” spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu – wymagają jej założenia w celu ustanowienia na rzecz banku hipoteki i wpisania jej w dział IV nowo utworzonej księgi wieczystej dla tego prawa do lokalu.

Te dwie informacje: podstawa nabycia i księga wieczysta (jeśli jest) – powinny być przez pośrednika nieruchomości bezwzględnie zweryfikowane. Tak, aby na przykład w razie istnienia w nich wzajemnych sprzeczności wyjaśnić wątpliwości za pomocą okazywanych dodatkowych dokumentów lub za pomocą oświadczeń stron.

Znając wcześniej treść sprzeczności, można zawczasu takie dokumenty przygotować, a co więcej sposób wyjaśniania sprzeczności doprecyzować z kancelarią notarialną.

Przykłady z finalizacji transakcji

  • Literówka – błędnie wpisane nazwisko właściciela prawa do lokalu w księdze wieczystej. Odwołanie się notariusza do poprawnych zapisów w podstawie nabycia wraz z dodatkowo okazanym odpisem z aktu małżeństwa umożliwiło dokonanie sprzedaży, gdyż można było prawidłowo zweryfikować osobę, która lokal sprzedawała.
  • Błędny zapis w podstawie nabycia lokalu – dotyczący kondygnacji (mimo prawidłowego załącznika do podstawy nabycia z rzutem kondygnacji, na której położony jest lokal i jej oznaczeniem), skutkujący błędnym oznaczeniem w księdze wieczystej lokalu. Odwołanie się notariusza do dodatkowego dokumentu, jakim była kartoteka lokalu, umożliwiło dokonanie sprostowania zapisów w księdze wieczystej, a co najważniejsze, umożliwiło dokonanie prawidłowych zapisów w sporządzanym dla klientów akcie notarialnym sprzedaży lokalu.

Zapisy w podstawie nabycia i w księdze wieczystej powinny pociągać za sobą odpowiednie zachowania pośrednika – tak, aby wcześniej wskazać sprzedającemu, jakie dokumenty musi przygotować do aktu notarialnego sprzedaży swojego lokalu albo na jakie prawno-skarbowe skutki musi być przygotowany.

Przykład: podstawą nabycia prawa do lokalu jest umowa darowizny lub akt poświadczenia dziedziczenia (nabycie po 2006 r.). Pośrednik – już na etapie wstępnym finalizacji – kieruje sprzedającego do odpowiedniego urzędu skarbowego w celu uzyskania stosownego zaświadczenia do aktu notarialnego, bez którego to zaświadczenia nie da się sporządzić aktu notarialnego.

Inny przykład: sprzedający lokal mieszkalny nabył go mniej niż 5 lat wstecz od dnia sprzedaży. W myśl ordynacji podatkowej, jeśli dokona sprzedaży za wyższą cenę niż nabył, zapłaci podatek od różnicy cen.

Można sprzedającego powiadomić wcześniej o możliwościach zwolnienia od należnego urzędowi skarbowemu podatku.

  1. Prawa i obciążenia związane ze sprzedawanym lokalem

Podstawa nabycia i księga wieczysta wskazują pośrednikowi również jakie prawa są związane ze sprzedawanym lokalem mieszkalnym i jakie posiada on obciążenia. Przykładowo, w księdze wieczystej prowadzonej dla lokalu nie ma zapisów, że z zakupem lokalu dokonywano również zakupu udziałów w nieruchomościach gruntowych, umożliwiających dojście i dojazd do budynku, w którym ten lokal się znajduje.

Brak znajomości w tym zakresie podstawy nabycia przez sprzedającego, a przede wszystkim zaniedbanie i brak zapoznania się z podstawą nabycia w tym zakresie przez pośrednika spowoduje, że istnieje ryzyko sprzedaży lokalu mieszkalnego, do którego kupujący nie będzie miał prawa dojścia i dojazdu.

Albo w inny sposób: wskazanie w dziale III lub IV księgi wieczystej istnienia służebności osobistej bądź obciążenia hipoteki. Istnienie takich obciążeń wymaga dokonywania przed notariuszem dodatkowych oświadczeń (np. zrzeczenia się służebności osobistej, jeśli żyje osoba uprawniona) bądź uzyskiwania dokumentów, pozwalających na wyjaśnienie stanu prawnego (akt zgonu, jako poświadczenie wygaśnięcia służebności), zaświadczenie bankowe do wykreślenia hipoteki albo jej przedterminowej spłaty.

  1. Zaświadczenia

Notariusz w akcie notarialnym musi wyczerpująco, na bazie dostarczonych dokumentów opisać:

  • stan prawny lokalu (nr KW, podstawa nabycia, właściciele), opisać szczegółowo,
  • lokal (położenie – adres, powierzchnia użytkowa, ewentualne pomieszczenia przynależne, opis pomieszczeń wchodzących w skład lokalu, kondygnacja, piętro, informacja czy lokal jest np. w stanie technicznym do remontu),
  • wskazać wszelkie obciążenia bądź uprawnienia z takim lokalem związane.

Oczywiście istnieją również inne dokumenty, których dostarczenie przez sprzedającego na akt notarialny mieszkania jest dobrze postrzegane, zwłaszcza przez kupującego. Mowa tutaj o zaświadczeniu zarządcy (spółdzielni mieszkaniowej, wspólnoty mieszkaniowej, itp.), z którego wynika, że sprzedający nie zalega z opłatami eksploatacyjnymi z tytułu posiadanego prawa do lokalu oraz o zaświadczeniu z ewidencji ludności, z którego wynika brak osób zameldowanych w sprzedawanym lokalu. Takie dwa zaświadczenia z reguły załatwiane są tuż przed terminem podpisywania aktu notarialnego. Tak, aby odzwierciedlały możliwie aktualny stan dotyczący lokalu – tak w zakresie płatności, jak też braku osób zameldowanych.

  1. Bonifikata udzielona na wykup mieszkania

Problem przy sprzedaży może stanowić obciążona hipoteka. Nie  tradycyjny kredyt, ale zabezpieczenie gminy lub urzędu miasta z tytułu bonifikaty udzielonej na wykup mieszkania. Przepisy mówią jasno, że zgodę na wykreślenie hipoteki z księgi wieczystej można uzyskać dopiero po upływie 5 lat od daty wykupu mieszkania. Wcześniejsza sprzedaż może skutkować koniecznością zwrotu udzielonej bonifikaty. Są jednak pewne okoliczności, które pozwalają na szybsze przeprowadzenie transakcji.

Otóż z ustawy o gospodarce nieruchomościami wynika, że istnieje możliwość sprzedaży nieruchomości, na zakup której urząd miasta udzielił bonifikaty. Pod warunkiem przeznaczenia całości kwoty ze sprzedaży na zakup kolejnej nieruchomości.

Więcej o podobnych transakcjach piszemy w artykule:

Co zrobić, kiedy z pozoru łatwa sprzedaż okazuje się trudna?

  1. Umowa kredytowa kupującego

Po stronie kupującej najistotniejszym dokumentem, z jakim najczęściej spotykamy się na aktach notarialnych, jest umowa kredytowa. Kupujący powinien dostarczyć ją do notariusza wraz ze wszystkimi załącznikami wskazanymi przez bank. Ten dokument oprócz sposobu zapłaty i wysokości kredytu, także wskazuje na termin zapłaty i jest kluczowy z punktu widzenia notariusza w procesie sporządzania aktu notarialnego sprzedaży lokalu. Zawiera bowiem istotne wskazówki, dotyczące kluczowych zapisów w akcie notarialnym.

  1. Zapisy aktu notarialnego

Podstawowymi informacjami w akcie są oczywiście dane stron przystępujących do aktu notarialnego. Kancelaria notarialna powinna wcześniej – przed przystąpieniem do ostatecznego czytania aktu notarialnego – posiadać szczegółowe dane osób, ich stan cywilny, informację czy prowadzą oni działalność gospodarczą. Ważną informacją jest, czy któraś z osób wpisanych do aktu notarialnego nie posiada ustanowionego pełnomocnika. Pełnomocnik taki może być jedynie ustanowiony w innym, stosownie sporządzonym akcie notarialnym.

Akt notarialny mieszkania, jak już wcześniej wspomnieliśmy, powinien zawierać precyzyjny opis lokalu. Ponadto notariusz winien wskazać cenę za nabywane prawo do lokalu, sposób i termin zapłaty ceny za lokal. Także wskazać termin wydania lokalu kupującemu.

  1. Właściciel a posiadacz

Aktem notarialnym nabywca-kupujący staje się właścicielem lokalu i wszelkich praw towarzyszących, ale nie staje się jego posiadaczem – ten obowiązek dopełniony zostaje dopiero podczas przekazania lokalu we władanie kupującemu.

Do czasu wydania lokalu wszelkie prawa i obowiązki, dotyczące zabezpieczenia lokalu oraz dotyczące opłat z tytułu jego eksploatacji, ciążą na sprzedającym. Natomiast od dnia wydania – co zostaje poprzedzone sporządzeniem stosownych protokołów zdawczo-odbiorczych, przechodzą one na kupującego.

  1. Protokoły zdawczo-odbiorcze

Podczas podpisywania przez strony transakcji stosownych protokołów zdawczo-odbiorczych warto pamiętać o odpowiednim rozwiązywaniu przez sprzedającego umów z dostawcami mediów, tak aby kupujący mógł samodzielnie zawierać nowe umowy dot. mediów w nabytym lokalu.

Termin przekazania lokalu zazwyczaj uzależniony jest od terminu zapłaty ceny sprzedaży przez kupującego. W większości przypadków to przekazanie następuje po otrzymaniu przez sprzedającego pełnej ceny sprzedaży. Co do obowiązku zapłaty ceny za lokal mieszkalny oraz obowiązku wydania lokalu, warto zadbać o to, aby w akcie notarialnym znalazły się zapisy dotyczące dobrowolnego poddania się przez strony transakcji egzekucji z tego tytułu (sprzedający – co do wydania, kupujący – co do zapłaty).

W 99% przypadków notariusze bezwzględnie stosują takie zapisy. Jednak warto uważnie słuchać podczas czytania: czego i kogo one dotyczą oraz jakie wynikają z nich uprawnienia i skutki.

  1. Obowiązki podatkowe

Z zakupem lokalu mieszkalnego wiążą się też obowiązki kupującego względem:

  • organu podatkowego (podatek PCC – pobierany przez notariusza i płatny w kancelarii notarialnej)
  • zarządcy nieruchomości (zgłoszenie się nowego właściciela lokalu u zarządcy, w spółdzielni, itp.)
  • oraz w przypadku nieruchomości, stanowiącej odrębny przedmiot własności względem gminy (wypełnienie w terminie 14 dni deklaracji podatkowej).

Przeczytaj również:

Podatek dochodowy od sprzedaży nieruchomości w 2019 roku

Podsumowując, akt notarialny mieszkania jest dokumentem, do którego przygotowania wymagana jest współpraca kilku, na tą jedną chwilę związanych ze sobą stron: sprzedającego, kupującego,  pośrednika, notariusza. Znając podstawy procesu sporządzania aktu notarialnego, można zawczasu dokonać analizy dokumentów, analizy oferty, sposobu zakupu i można zgromadzić niezbędne dokumenty. Dzięki temu nie narażamy siebie i klientów na nerwowe sytuacje.

Nie ma większej nagrody jak ta, gdy usłyszy się od stron: Nie miałem pojęcia, że to takie łatwe! Wszystko dzięki pomocy pośrednika!